Op zoek naar Emma (2)

Interview Aimée Roumans – manager HRM Alfa College

Pool Management & Organisatie (PMO) voert in 2020 een aantal gesprekken met beslissers binnen onderwijsinstellingen en met interim-professionals over het thema: Op zoek naar Emma.
Scholen acteren in een veranderende omgeving, bijvoorbeeld door wetgeving, maatschappelijke ontwikkelingen en de verandering van tijdperk zoals Jan Rotmans dat noemt. De kernvraag blijft: voor wie en waartoe leiden we op. Of zoals de schrijver Yuval Noah Harari zegt: “We weten niet meer voor welke beroepen we jongeren/mensen opleiden”.

PMO is zich bewust van deze veranderingen en gaat graag met scholen in gesprek over de impact hiervan op het onderwijs. Deze kennis deelt zij met het werkveld. Op deze manier bouwen we een netwerk op van mensen die naast de kundigheid in hun vak ook geïnspireerd worden om onderwijs gericht op de toekomst vorm te geven. Uitgangspunt bij de gesprekken is Emma, voor haar doen we het allemaal. Emma stellen we ons voor als een meisje op uw school. Ze kan 15 jaar zijn, of 18, of 20 jaar. Emma is het uitgangspunt. Welke impact hebben bovenstaande ontwikkelingen op haar én wat betekent dat voor de school? Deze keer spreekt Henny Harkema met Aimée Roumans. Lees hier het gehele interview.

HRM – centrumfunctie in het DISC-model

Even voorstellen:
Aimée Roumans, manager HRM Alfa College

Aimée start met aan te geven dat ondanks de driehonderd mails in haar inbox, ze besloten heeft tijd in te ruimen voor een traag gesprek. We constateren dat stilstand ook vooruitgang kan zijn. Door te vertragen kun je beter vooruit kijken. De vergelijking met de limietsnelheid van 100 kilometer per uur duikt op. Als je weet wat er voor je gebeurt kun je daar ook je handelen op afstemmen. Een mooie start voor het gesprek met Aimée Roumans, sinds februari 2018 manager Human Resource Management bij Alfa College. Dit interview is de tweede in de reeks ‘Op zoek naar Emma’.

In ‘de hark’ staat Aimée onder de directeur Bedrijfsvoering. Zij onderhoudt de lijn met het College van Bestuur. Aimée heeft daarnaast zelf ook overleg met de bestuurder die HRM in de portefeuille heeft. Op alle 7 locaties werken HR adviseurs. Aimée geeft leiding aan deze HR adviseurs.

Middelbaar Beroepsonderwijs: complexe organisatie, complexe processen

“Mbo-scholen zijn complexe organisaties waar complexe processen plaatsvinden”, zegt Aimée. De complexiteit komt door de vele stakeholders waar dit type onderwijs mee te maken heeft. Naast de interne processen heb je ook te maken met de bedrijven waarvoor je opleidt en daarnaast ook met de overheid als financier en die onder andere de kwaliteitsagenda regisseert. Dit maakt dat bestuurders veel verschillende belangen moeten afwegen. Een mbo-school is een grote organisatie, het Alfa College heeft 13.000 studenten en 1.500 medewerkers. HRM, als onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, is de afdeling die de vertaalslag maakt van beleid naar uitvoering. Verder op in het interview zal dit nog aan de orde komen. Het sturen van een school is ten dele een blauw proces. Alles moet goed geregistreerd worden, anders haalt de student zijn/haar diploma niet of wordt er niet gefinancierd. Je moet dus op tijd de zaken aanleveren en verantwoorden. Als er fouten in dit proces worden gemaakt heeft dit een negatieve uitstraling naar buiten. Niet voor alle medewerkers is dit altijd zichtbaar. Naast het vertalen van het blauwe proces is er ruim aandacht voor de inhoud.

Leren mogelijk maken

‘Leren mogelijk maken’ is de slogan van de afdeling Bedrijfsvoering. Dat betekent dat alle afdelingen van hieruit werken. ‘Leren mogelijk maken’ is dus niet alleen een verantwoordelijkheid van docenten maar ook van de afdeling bedrijfsvoering. Uitgangspunt is dat iedereen die werkzaam is bij het Alfa College ondersteuner is voor de student. Dus ook voor HRM geldt dat er nagedacht wordt op welke wijze zij ondersteunend kan zijn.

‘Leren mogelijk maken’ – HRM in het centrum van het Disc-model

Maatschappelijke ontwikkelingen hebben altijd invloed op het onderwijs. Het Alfa College wil in de vertaling van die ontwikkelingen voorop lopen, dit vereist een proactieve houding. HRM is vaak de motor van de vertaalslag. Als voorbeeld noemt Aimée de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een ontwikkeling die voor scholen een grote impact heeft. Docenten willen graag vakinhoudelijk bezig zijn en zitten niet te wachten op administratieve lasten. Vaak hoor je docenten verzuchten: “Dat komt van de staf, ze doen maar”. Er wordt nog teveel gedacht in wij – zij, bedrijfsbureau – docenten. Belangrijk is dus om medewerkers duidelijk te maken dat het blauwe proces en hun gedrag daarbij impact heeft op de student en de school.

Voor Aimée is het belangrijk om nieuwe ontwikkelingen met mensen uit alle afdelingen in het onderwijs te vertalen naar een goede uitvoering. Zo is met betrekking tot duurzame inzetbaarheid een klankbordgroep samengesteld waarin alle lagen, van directie tot docenten, zitting hebben genomen. In een bijeenkomst is met elkaar nagedacht wat de belangrijke elementen zijn. Van belang is dus om input vanuit ‘het veld’ te halen op basis waarvan je beleid maakt en besluiten neemt. Op deze manier creëer je draagvlak voor de uitvoering. Het blauw/groene proces in het DISC-model wordt zo uitvoerbaar gemaakt om het inhoudelijk proces (rood/geel in het model) positief te ondersteunen. In een grote organisatie als het Alfa College duurt de besluitvorming soms lang (half jaar). Daardoor kan het voor het werkveld soms lijken dat ze niet bij de besluitvorming zijn betrokken. In gesprek blijven met elkaar helpt om dit te tackelen.

HRM in uitvoering, een grote diversiteit aan werkzaamheden

Het strategisch meerjarenplan, ontwikkeld met de diverse afdelingen binnen het Alfa College, heeft als uitgangspunt: samen ondernemend leren. Elk jaar wordt een kaderbrief geschreven met daarin de speerpunten voor dat jaar. Daarnaast wordt de kwaliteitsagenda van het ministerie gevolgd. Speerpunten voor dit jaar zijn: Leven Lang Ontwikkelen, Flexibilisering en digitalisering, Vitaliteit en vakmanschap en Duurzaamheid.

Elke school is vrij in de uitvoering van deze speerpunten. Op basis van de kaderbrief en het budget wordt een jaarplan per school op gesteld. Dit wordt besproken met het College van Bestuur. Ook kan er sprake zijn van samenwerking tussen twee scholen, bijvoorbeeld in de opleiding Human Technologie, waarin techniek- en zorgstudenten samen leren en ontwikkelen. Een aantal zaken worden centraal geregeld zoals CAO gebonden acties. Elke school heeft een eigen budget op basis van onder andere studentenaantallen, zorgleerlingen, ontwikkelingen, verdeling tussen studiejaren etc. Ook is er intern een innovatiebudget waar medewerkers plannen voor kunnen indienen. HRM ondersteunt dit proces door bijvoorbeeld het maken van een leiderschapsprofiel. Dit bestaat uit drie rollen:

1. Onderwijskundig leiderschap gericht op de rode/gele onderdelen. Wat verwachten we in de toekomst en hoe richt je het onderwijs daar op in?
2. Managen van de opleiding. Dit gaat over de blauwe onderdelen: wanneer moet wat opgeleverd worden, wie zet ik daar voor in en welk netwerk spreek ik daar voor aan.
3. Teamleider, leiding geven aan team en individuen en de ontwikkeling daarvan.

Als leidinggevende ben je meestal niet goed in alle dingen, vaak heb je voorkeuren. Hoe kun je een beroep doen op de kwaliteiten van anderen? Hoe doe je dat?

Het Alfa College kent een doorlopend leiderschapstraject. Directies en (opleidings)managers van de verschillende scholen én bedrijfsvoering vormen met elkaar verschillende leergroepen. Hiermee wordt het eigenaarschap vergroot en de leervragen expliciet gemaakt. Leervragen kunnen gaan over teamontwikkeling, focus en prioriteiten, het vergroten van je impact, et cetera. Op deze manier ondersteunen en leren mensen van elkaar.

Andere activiteiten van de HRM-afdeling

In overleg met de afdeling communicatie wordt de toon van de vacaturewebsite veranderd van zenden naar uitnodigen. Daarnaast adviseert HRM ook teams met betrekking tot de teamsamenstelling. Is het divers genoeg? Mis je bepaalde mensen, zoals onderwijsachtergrond, stagebegeleiding? Voor de (HR)-adviseurs start binnenkort een training ‘Krachtig Adviseren’. Hoe doe je dat, wie betrek je daarbij, wat is jouw rol. Onder HRM valt ook de LONT Academie, waarbinnen diverse trainingen worden georganiseerd ten aanzien van loopbaanontwikkeling. Daarnaast hebben we natuurlijk ook te maken met uitstroom; van werk naar werk of naar pensioen. En brengen we in kaart wat de behoefte zal zijn aan personeel in de toekomst, zowel kwalitatief als kwantitatief. En dat is een hele klus met een wereld die snel veranderd. Wendbaarheid wordt het toverwoord.

Covid-19 stelt ook het Alfa College voor een grote uitdaging, zowel voor studenten als medewerkers. Uiteraard wordt er veel online lesgegeven en wordt er zoveel mogelijk thuis gewerkt. De ervaring leert dat zakelijk overleg prima gaat via Teams, maar dat brainstormsessies gebaat zijn bij een fysiek ontmoeten, omdat je dan beter de lichaamstaal kunt lezen. De rol van de HR adviseur is in deze tijd gericht op werken onder veilige omstandigheden.

De relatie tussen HRM en bestuur, grote lijnen en details

Met input vanuit het werkveld wordt op bestuurlijk niveau de strategie bepaald. Aimée is wel eens verrast door de gedetailleerdheid waar het College van Bestuur zich over stukken buigt. Daar spreekt enerzijds grote betrokkenheid uit, maar het komt ook voort uit de grote impact die het werk heeft op de buitenwereld. Een kleine misstap en ‘iedereen’ valt er over. Er zit altijd discrepantie tussen procesbeheersing en vertrouwen. Aan de ene kant wordt een bestuurder aangesproken op fouten die gemaakt zijn, aan de ander kant wil je medewerkers ook de ruimte geven om hun vak uit te oefenen en te leren, waarbij natuurlijk ook fouten worden gemaakt.

Samenwerking met bedrijven en de rol van HRM

Scholen onderhouden zelf de netwerken met bedrijven. Aimée is lid van Noorderlink, een HR netwerk in Noord Nederland. Aimée gebruikt dit netwerk om zo goed mogelijk samen te werken op de arbeidsmarkt in Noord-Nederland, maar ook om bekendheid te geven aan het Alfa College en bedrijven te activeren samen te werken met het Alfa College. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een gastdocentschap en werving van docenten. Zo werkt het Alfa College ook vanuit HRM samen met het bedrijfsleven.

Filosofische beschouwing over beheersen, het maken van fouten en vertrouwen

Ook in een brede maatschappelijke context wordt nog veel gedacht en gewerkt vanuit het idee van de maakbaarheid. Je moet er goed uit zien, je moet presteren, je moet gelukkig zijn. We constateren dat er is wel een omslag is waar te nemen naar een meer waarderende benadering. De term dankbaarheid valt ook. Dankbaar voor dat wat je hebt, of voor een gelukkig moment. Aimée: Belangrijk daarbij is dat mensen doen wat bij hen past. Dit zit ook in het vak Burgerschap. Naast vakmensen leiden we ook jonge mensen tot burgers op.
Persoonlijk leiderschap wordt daarin steeds belangrijker. Hoe verhoud je je tot een steeds veranderende wereld. Daarvoor is het nodig dat je jezelf kent. Waar ben je goed in, waar beleef je plezier in.

Met het oog op de toekomst, waarin we niet meer weten waartoe we opleiden, wordt het steeds belangrijker dat je verschillende competenties ontwikkeld. Studieloopbaanbegeleiding wordt daarmee steeds belangrijker. Dit betekent dat studenten ook uitgedaagd moeten worden om hun grenzen te verkennen, dit betekent ook fouten mogen maken. Alfa College gaat uit van christelijke waarden. Zij wil de identiteit tot uiting laten komen in de manier waarop met elkaar wordt omgegaan; vanuit
vertrouwen en verbinding. Belangrijk hierin is om in gesprek te blijven met elkaar, aandacht te hebben voor elkaar.

Docenten, zeker de oudere generatie, is groot gebracht met kennisoverdracht in plaats van vragen stellen. Aimée noemt het voorbeeld van haar vader, gepensioneerd HR-manager en docent HR. Hij heeft de ontwikkeling doorgemaakt van kennisoverdracht naar vragen stellen aan studenten en hen op die manier te begeleiden in hun leerproces. Het stellen van open vragen geeft een bepaalde kwetsbaarheid. Je moet durven zeggen dat je iets niet weet. Op die manier leer je meer om te kijken wat er onder de vraag zit, waar het uiteindelijk om gaat. Dit is een cultuuraspect binnen het onderwijs wat nog aandacht vraagt. Wat dat betreft is onderwijs een groot schip, waarvan je moeilijk de koers wijzigt, maar waar een kleine wijziging toch een grote koersverandering geeft!

Over Henny Harkema

Henny is partner Onderwijs bij Pool Management & Organisatie. Wij stellen reacties op dit artikel zeer op prijs en verzoeken u die te sturen naar: h.harkema@pool-management.nl. Dit artikel maakt onderdeel van een reeks. Het eerste interview was met Ton Wennink en kun je hier lezen.

Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met Henny op 06 – 413 966 31 of met ons secretariaat op 0546 – 568 015.