Samenwerken en/of (ambtelijk) fuseren

Wanneer twee overheidsorganisaties samengaan maakt het eigenlijk niet veel uit of er sprake is van samenwerking op een deelterrein, bijvoorbeeld belastingen, of wanneer organisaties helemaal in elkaar opgaan. Om succesvol te zijn, te worden en te blijven is het van belang rekening te houden met de volgende 7 aandachtspunten:

1. Politiek draagvlak

Uiteraard moet er (lokaal) politiek draagvlak zijn voordat er een samenwerking of fusie gestart kan worden. Maar niet alleen voor het starten van een samenwerking is draagvlak nodig maar ook om de samenwerking een aantal jaren de kans te geven om fouten te maken, daarvan te leren en om zo succesvol te kunnen worden.

2. Draagvlak onder medewerkers

Vaak is dit een onderdeel waar weinig aandacht voor is, maar samenwerken is vooral mensenwerk. De medewerkers zijn het kapitaal van een organisatie zonder de inzet en het vertrouwen in het gemeenschappelijke doel functioneert geen samenwerking en zal die leiden tot kostenverhoging en veelal langjarige cultuurproblemen.

3. Zorg voor voldoende middelen voor trainingen en opleidingen

Veel samenwerkingen of fusies gaan samen met financiële taakstellingen. Bezuinig niet op het opleidingsbudget, maar investeer daar juist extra in. Dit maakt het mogelijk dat andere competenties die nog net voorhanden zijn maar in de nieuwe organisatie wel essentieel zijn, ontwikkeld kunnen worden. Daarnaast is dit motiverend voor de medewerkers.

4. Houd rekening met verschillende bedrijfsculturen

Bij een samenwerking of een fusie hebben partijen zich gevonden op de overeenkomsten, maar bij de gezamenlijke doelen wordt nog weleens vergeten dat er ook verschillen zijn en dat ook daar aandacht aan besteed moet worden. De verschillen moeten niet ‘onder water’ sluimeren, zodat ze pas bij problemen aan de oppervlakte komen. Wees bewust van de verschillen en heb er aandacht voor, het duurt jaren voor dat de echte organisatiestructuren en cultuur één geworden zijn.

5. Houd rekening met verschillen in strategie

Organisaties kunnen grote verschillen hebben op strategisch niveau. Ze lijken dan in de uitvoering wellicht op elkaar, maar blijken een ‘andere kijk op de wereld’ te hebben. Bijvoorbeeld wel of niet willen groeien, of het wel of niet hebben van de wil of mogelijkheden om wel of niet in de organisatie te investeren.

6. Ga niet uit van bezuinigingen in de eerste jaren

In de eerste jaren moet een samenwerking groeien. Dit heeft tijd nodig, hier is geduld voor nodig, maar ook investeringen in mensen en middelen. Vaak lees je dat een samenwerking duurder blijkt dan verwacht. Maar is de samenwerking echt duurder, of ligt het aan de vooraf gestelde bezuinigingen en dus de verwachtingen?

7. Werk met een eenmalig of kortdurend structureel

De punten hiervoor maken duidelijk dat het opzetten van een samenwerking of het realiseren van een fusie tijd kost en dat hierin geïnvesteerd moet worden. Het gaat dan niet alleen om de eerste aanloopkosten, het project zelf, maar juist ook in de eerste jaren nadat de samenwerking van start is gegaan. Om voor bestuurders inzichtelijk te houden wat de reguliere operationele kosten zijn en welke middelen extra in de samenwerking geïnvesteerd worden, is het advies deze middelen separaat te presenteren. Dat help bij het managen van de verwachtingen.