“Ik ben heel gelukkig met de kwaliteit van de benoemingen”

Gezocht: 12 leidinggevenden in de regio Noordoost Nederland. Deze pittige opdracht van groen opleidingscentrum Terra leidde tot een bijzondere samenwerking, een speciaal traject met een resultaat naar tevredenheid.

‘De wereld aan je voeten’ is de slogan van Terra, een opleidingscentrum dat groen voortgezet onderwijs, praktijkonderwijs, mbo en volwassenenonderwijs aanbiedt in de provincies Groningen, Friesland en Drenthe. Er zijn twaalf vestigingen, 700 medewerkers en 6.500 leerlingen. Terra is onderweg naar gepersonaliseerd onderwijs waarin de vraag en de talenten van de leerling centraal staan. Dit vraagt een verandering naar zelfsturende teams waarbij een groep docenten samen verantwoordelijk is voor het leerproces van een groep leerlingen. De functie van teamleider vervalt hierdoor. Er zijn hiervoor 29 afdelingsdirecteuren nodig die elk leidinggeven aan ongeveer drie teams, en vijf regiodirecteuren die samen de directie van Terra vormen. “We hebben eerst onze teamleiders gelegenheid gegeven om te solliciteren”, vertelt regiodirecteur Arie van Hoorn. “Daarmee hebben we het merendeel van de vacatures zelf weten in te vullen, maar er bleven nog tien voor de functie afdelingsdirecteur en twee voor regiodirecteur over.”

Volumineus proces

Die kandidaten besloot Terra te werven met behulp van een extern bureau. Dat werden er twee: B&T en Pool Management & Organisatie. “Het werven van zoveel leidinggevenden in een niet eenvoudige markt en binnen een kort tijdsbestek is een volumineus proces”, verklaart Van Hoorn. “De klus vonden we te groot voor één bureau en door er twee te koppelen, kunnen we bovendien van beide netwerken gebruik maken.”

Waar B&T gespecialiseerd is in onderwijs, richt Pool Management & Organisatie zich daarnaast ook op zorg en overheid. “Samenwerken is heel ongebruikelijk omdat we eigenlijk elkaars concurrenten zijn”, vertelt Sanne Lohman van Pool Management & Organisatie. “Maar we zagen ook voordelen. We wisten elkaars kwaliteiten te versterken en konden putten uit een breder aanbod dan alleen onderwijs. Het werd een mooie mix met een beetje van B&T en een beetje van ons.”

“Dat het klikt met elkaar is wel een voorwaarde voor succes”, vertelt Judith Meulenbrug van B&T. “Sanne en ik zaten direct op één lijn, dat werkte goed en is natuurlijk belangrijk als je kandidaten gaat selecteren.” “Dat was wel een geluk”, vult Lohman aan. “Als je zoveel gesprekken gaat voeren, is het prettig dat je goed met elkaar overweg kunt en makkelijk kunt schakelen.”

Open avond

De succesfactor ligt volgens regiodirecteur Van Hoorn in het voortraject. “B&T en Pool Management hebben eerst de tijd genomen om Terra goed te leren kennen. Op basis van gesprekken met betrokkenen uit alle lagen hebben ze een situatie- en profielschets opgesteld. Die investering in de voorkant was prettig, maar vooral ook noodzakelijk. Pas als je weet hoe een organisatie in elkaar steekt en wat ze voor ogen heeft, kun je namelijk de juiste mensen benoemen die daar een bijdrage aan gaan leveren.”

Er ontstond samen met Terra een bijzonder traject, dat startte met een wervingscampagne via allerlei kanalen. Er kwamen advertenties in landelijke en regionale kranten en op social media: LinkedIn, Twitter en Facebook. “Hierdoor hebben we de vacatures onder de aandacht weten te brengen van een zeer grote doelgroep”, weet Meulenbrug. “Duizenden mensen hebben de online vacaturepagina’s bezocht.”

De open avond die Terra vervolgens organiseerde, werd met tachtig geïnteresseerden een succes. “Daar is wel de nodige discussie over geweest, bijvoorbeeld of het kandidaten niet zou afschrikken dat ze kunnen elkaar zien”, vervolgt ze. “Maar het bleek een mooie en laagdrempelige manier om met Terra kennis te maken. En degene die er niet naar toe willen, konden alsnog gewoon een sollicitatiebrief schrijven.”

Dat gebeurde massaal. Meulenbrug en Lohman spraken met tientallen kandidaten en selecteerden de meest geschikten voor de volgende ronde met Terra. Gedurende twee dagen presenteerden deze kandidaten zich in 3 x 20 minuten. Ze hielden een pitch over hun visie op onderwijs, kregen vragen over hun rol als leidinggeven volgens de STARR-methode (situatie, taak, actie, resultaat, reflectie) en een gesprek over de manier van samenwerken. “Het zou te veel tijd kosten om de kandidaten door de klassieke sollicitatiemolen te halen, dus kwamen we tot deze aanpak”, legt Meulenbrug uit. “Een soort speeddateformule langs drie stations, die heel goed uitpakte.”

Puzzel

Vervolgens werden met de overgebleven kandidaten sollicitatiegesprekken per vestiging gevoerd, waarna referenties werden nagetrokken en bepaald werd welke kandidaat doorgaat voor het assessment. Al met al was het een behoorlijke puzzel de juiste kandidaat op de beste plek te krijgen. “Niet alleen geografisch gezien, ook qua denominatie en onderwijssoort kent Terra grote verschillen”, legt Van Hoorn uit. “De een heeft meer affiniteit met praktijkonderwijs, de ander met volwasseneneducatie. En waar de een graag in Assen wil werken, wil de ander juist in Meppel en dan is er nog de keuze tussen protestants-christelijk of algemeen bijzonder.”

Op twee na konden alle vacatures worden ingevuld. Inmiddels worden de gesprekken voor de laatste vacatures gevoerd. “Ik ben heel gelukkig met de kwaliteit  van de benoemingen”, zegt Van Hoorn. “Dus met het resultaat zijn we bijzonder tevreden. En als je vraagt naar de proceskant, of het leuk is geweest en of we elkaar hebben kunnen vinden, dan kan ik daar ronduit ja op zeggen.”

Trots

“Het was inderdaad een heel plezierig proces”, zegt Meulenbrug. “Van te voren weet je natuurlijk niet precies wat erbij komt kijken. Alleen al voor het plannen van alle gesprekken met alle betrokkenen, van kandidaten tot commissieleden, zul je het hoofd koel moeten houden. Ik ben heel tevreden over hoe goed dit is gegaan.” “Dat Terra in een veranderproces zit, maakte de opdracht extra complex omdat kandidaten over de huidige situatie heen moeten kunnen kijken”, vult Lohman aan. “Ik ben er trots op dat we samen in zo’n korte tijd zo’n goed resultaat weten neer te zetten.”