Het e-mailverkeer is niet weg te denken uit de hedendaagse praktijk. Vooral voor het zakelijk berichtenverkeer is de e-mail nog steeds een uitstekende toepassing. Maar tegelijkertijd is er wel wat veranderd. In het postale tijdperk heb ik het niet meegemaakt op één dag 100 brieven te ontvangen. Ook niet als ik daar alle memo’s bij optel die via postmappen op mijn bureau terecht kwamen.
Hoe kan dat, zo’n enorme toename van het berichtenverkeer? Hebben we elkaar in deze tijd zoveel meer te vertellen? Of juist niet? Is het niet gemakkelijker om er even een e-mail uit te ‘knallen’, dan even bij de collega lang te lopen? Geen gezeur, en jij hebt het immers van je bord. Maar ja, jouw collega is ook niet gek. “Lekker makkelijk”, zal hij denken: “Dat is toch jouw dossier? Dat moet je zelf opknappen”. En per omgaande heb je een mail terug met iets van: “Sorry, hier ga ik niet over”, de mate van vriendelijkheid afhankelijk van het humeur van de schrijver of het aantal malen dat hij zich lastig gevallen voelt.
Het ‘over de schutting’-gevoel doet menig e-mailgebruiker wel eens verzuchten. Maar vooral het gebruiken van e-mail voor berichten met een emotie-oproepende lading kan soms leiden tot grote spanningen. In plaats een afspraak te maken en samen onder een kop koffie een verschil van inzicht te bespreken en op te lossen, gaan we achter de pc zitten en sturen een mail. Een bericht, waarvan je van tevoren weet, dat deze niet prettig zal vallen. Dat is dan geen pakketje dat we over de schutting gooien, maar misschien wel een bom. Het genot van ‘dat is mooi van m’n bord’ is meestal maar van korte duur. Of je krijgt per kerende mail een bericht terug, waar jij misschien weer van op tilt slaat, of je krijgt te maken met een collega die jou liever ontloopt. In ieder geval werkt zoiets niet mee aan het creëren van een prettige situatie waarin we elkaar stimuleren om het beste uit ons zelf te halen. Vaak integendeel. Niet meer doen dus, maar gewoon elkaar even opzoeken.
Een andere vorm van ‘e-mailterreur’ is de cc-cultuur. De mogelijkheid om iemand een kopie te sturen van een bericht, dat eigenlijk voor een ander is bedoeld, kan best eens handig zijn. Maar het komt nogal eens voor, dat in bepaalde situaties geroepen wordt: “Daar heb je toch een cc van ontvangen?” Hiermee wordt de cc gebruikt als indekkingsinstrument: “Je had het toch kunnen weten?” Als ik iets moet weten, dan wil ik een bericht ontvangen, aan mijzelf gericht, liefst zo concreet mogelijk. Cc’s zijn voor mij ‘nice to know’ en niet ‘need to know’. Misschien goed om te weten als u van mij nog een reactie verwacht..
– Klaas Pool
.
