Een beetje leider ziet graag dat alles gestroomlijnd loopt binnen zijn/haar organisatie. Alles wat op de organisatie afkomt wordt feilloos gesignaleerd en opgepakt door de medewerkers. Er wordt vooruit gedacht, geanticipeerd, gereageerd, teruggekoppeld. Kortom, een organisatie waar je trots op kunt zijn.
Ook voor de medewerkers is het de ideale organisatie. Een leidinggevende die je alle ruimte geeft, die je waardeert en stimuleert om tot hoge prestaties te komen. Medewerkers worden betrokken bij de plannen en krijgen de ruimte om hun visie over de toekomst naar voren te brengen. En dat niet alleen, er wordt ook daadwerkelijk iets mee gedaan.
‘Dream on’, hoor je al denken. Zo’n ideale organisatie bestaat niet. Je hebt immers te maken met een weerbarstige omgeving, met lastige wet- en regelgeving waar je echt niet omheen kunt en waar je als leidinggevende toch zeker verantwoording moet afleggen. En laten we eerlijk zijn: kunnen alle medewerkers deze vrijheid en regelruimte wel aan? Om de risico’s zo veel mogelijk te beperken, zijn we dus maar regeltjes gaan bedenken. En vervolgens weer regels die in werking treden als men de voorliggende regels niet heeft nageleefd. Zo hebben we met elkaar een oerwoud aan regels gebouwd, waarbinnen we door de bomen het bos niet meer zien. Hetgeen we eigenlijk bedoeld hadden – meer duidelijkheid, minder risico’s – wordt door de veelheid aan regels teniet gedaan. Bijna niemand weet eigenlijk meer de oorsprong en de doelstelling van al die regels.
In plaats van na te denken over de toekomst van de organisatie, het inspelen op de belangen van de klanten en concreet die extra stap te zetten, hebben de medewerkers een andere doelstelling voor ogen gekregen: het naleven van de regels of het indekken als ze regels hebben overtreden. De energie stroomt uit de organisatie, de lol gaat er af, en de leider is druk doende om alle bordjes in de lucht te houden.
Organisaties lopen vast, de klanten worden niet meer optimaal bediend. Het elan bij de medewerkers is eruit, de financiële situatie wordt zorgwekkend. Help! Voordat een leider deze cri de coeur laat horen is er al heel wat water door de Rijn of door de IJssel gestroomd. Menig leider ziet het dan ook als een persoonlijk falen, als zijn/haar organisatie in zo’n fase terecht is gekomen. Maar nog erger is het als je de situatie niet onder ogen wilt zien en doorgaat op de ingeslagen weg, zonder maatregelen te nemen en zonder de noodzakelijke hulp in te roepen.
Onder de noemer ‘kwetsbaarheid is sterker dan het hardste pantser’ staan de echte leiders op en erkennen dat ze best wat ondersteuning kunnen gebruiken. Als leider hoef je immers niet alles zelf te weten. Of je nu hulp inroept of dat je het zelf doet, belangrijk is in ieder geval dat je de boel gaat ont-regelen. Bij iedere regel vraag je je af wat er zou gebeuren als die regel er niet meer was. Als je niet op overtuigende manier de zin van die regel kunt ontdekken, dan wordt deze geschrapt. Soms zullen zelfs de medewerkers roepen dat er toch wel regels nodig zijn. Dat kan. Maar blijf altijd afvragen of de regels écht bijdragen aan het doel van de organisatie, of dat men ze nodig heeft om hun eigen tekortkomingen te camoufleren.
Ont-regelen gaat hand in hand met ruimte én verantwoordelijkheid geven aan de medewerkers. Je bouwt hiermee aan een volwassen organisatie. Een echte leider weet hoe je de boel moet ontregelen.
– Klaas Pool
Directeur Pool Management & Organisatie
